Einladen von Teilnehmern und Moderieren einer Whiteboard-Sitzung in SMART TeamWorks

Nur für SMART TeamWorks Connected-Edition

Remote-Teilnehmer und Teilnehmer im Raum können die SMART TeamWorks Contributor-Apps verwenden, um eine Verbindung zu Ihrer Whiteboard-Sitzung herzustellen und mit ihren eigenen Geräten aktiv teilzunehmen. Sobald die Teilnehmer eine Verbindung mit dem Whiteboard hergestellt haben, können Sie als Besprechungsorganisator ihren Teilnahmezugriff auf schreibgeschützten oder vollständigen Zugriff ändern.

Wichtig 

Sie müssen sich im selben Netzwerk wie der Computer im Besprechungsraum befinden, um eine Verbindung mit der Whiteboard-Sitzung herstellen zu können. Wenn Ihre Organisation jedoch über SMART TeamWorks Server verfügt, gilt diese Einschränkung nicht.

Bevor sich Teilnehmer anschließen können, müssen Sie Ihre Whiteboard-Sitzung starten. Je nachdem, über welche Edition von SMART TeamWorks Ihr Unternehmen verfügt und ob der SMART TeamWorks-Server installiert/konfiguriert ist oder nicht, ist der Prozess zum Starten von Besprechungen etwas anders.

Edition

Erste Schritte

Im Raum oder verbunden

(kein Server)

Tippen Sie auf die Whiteboard-Schaltfläche im Launcher.

Hinweis 

Wenn eine Webkonferenzlösung zu einer geplanten Besprechung hinzugefügt wurde, starten Sie sie mit der Schaltfläche in der Kalenderkachel, und tippen Sie dann auf die Whiteboard-Schaltfläche, um eine Whiteboard-Sitzung zu starten.

Verbunden mit Server

So starten Sie eine Ad-hoc-Besprechung:

  1. Tippen Sie auf die Whiteboard-Schaltfläche im Launcher oder in der Kachel Freier Raum im Kalender.

So starten Sie eine geplante Besprechung mit Whiteboard

  1. Tippen Sie auf die Schaltfläche in Ihrer Besprechungskachel im Kalender des Launchers von SMART TeamWorks. Wenn Sie der Besprechungseinladung beim ersten Planen eine unterstützte Konferenzlösung zur Besprechungseinladung hinzugefügt haben, werden die Lösung und die Whiteboard-Sitzung gestartet.

    Hinweis 

    Diese Schaltfläche ändert sich abhängig von der Konferenzlösung, die in Ihrem Unternehmen verwendet wird. Wenn keine Konferenzlösung hinzugefügt wurde, wird auf dieser Schaltfläche das Whiteboard-Symbol angezeigt.

Teilnehmer verwenden die SMART TeamWorks Contributor-Apps, um eine Verbindung zu Ihrer Sitzung herzustellen. Klicken Sie auf die folgenden Links, um spezifische Anweisungen zum Verwenden der einzelnen Apps zum Herstellen einer Verbindung zu erhalten:

So öffnen Sie den QR-Code für Teilnehmer im Raum

  1. Tippen Sie auf dem Whiteboard auf , um das Informationsfenster der Besprechung zu öffnen, in dem der QR-Code und die notwendigen Verbindungsinformationen für Teilnehmer angezeigt werden.

    In der Symbolleiste des Whiteboards ändert sich zu , wobei die Zahl die Anzahl der aktuell verbundenen Personen anzeigt.

Nachdem Sie Ihre Whiteboard-Sitzung gestartet haben, können Sie Teilnehmer schnell zur Teilnahme an Ihrer Sitzung einladen.

Hinweis 

Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn in Ihrem Unternehmen der SMART TeamWorks Server installiert ist.

So laden Sie Teilnehmer ein, an Ihrer Whiteboard-Sitzung teilzunehmen

  1. Tippen Sie auf dem Whiteboard auf , um das Dialogfeld Besprechung hosten zu öffnen.

  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse für die Person ein, die Sie einladen möchten und tippen Sie auf . Tippen Sie anschließend auf Zu Besprechung einladen, um eine E-Mail-Einladung zu Ihrer Whiteboard-Sitzung zu senden.

    ODER

    Tippen Sie auf Link kopieren, um den Link in der Zwischenablage des Computers zu speichern. Sie können dann den Link in ein E-Mail- oder Chatfenster einfügen, damit die Teilnehmer darüber an ihrer Whiteboard-Sitzung teilnehmen können.

    Wichtig 

    Um eine Verbindung herzustellen, müssen die Teilnehmer die SMART TeamWorks Contributor-App auf ihr Gerät heruntergeladen haben.

Steuern Sie, welchen Zugriff Teilnehmer haben, wenn sie sich mit der SMART TeamWorks-App auf ihren eigenen Geräten mit der Whiteboard-Sitzung verbinden. Die beiden Zugriffsarten sind:

  • Schreiben: Ermöglicht eine vielseitige Zusammenarbeit, bei der der Teilnehmer das Whiteboard auf seinem Gerät sieht und mit ihm interagieren kann. Sie können Inhalte und Notizen hinzufügen, Anmerkungen machen, Bildschirmaufnahmen machen und auf dem Whiteboard der SMART TeamWorks-App alles ausführen, das auf dem SMART TeamWorks-Whiteboard im Besprechungsraum ausgeführt werden kann.

  • Lesen: Die Teilnehmer können nur das Whiteboard anzeigen, haben aber nicht die Möglichkeit, etwas hinzuzufügen. Die Symbolleiste ihres Whiteboards wird ausgegraut.

Der Teilnehmermanager gibt an, welche Person welchen Zugriff hat.

  • : Diese Person hat Schreibzugriff

  • [Leer]: Diese Person hat Lesezugriff

  • : Dies gibt den Organisator der Sitzung an.

So ändern Sie den Teilnehmerzugriffstyp

  1. Tippen Sie auf der Whiteboard-Symbolleiste auf , um den Teilnehmer-Manager zu öffnen.

  2. Um den Zugriff aller Teilnehmer auf Lesen oder Schreiben zu ändern, tippen Sie auf das Symbol oben links.

    ODER

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für den/die Teilnehmer, deren Zugriff Sie ändern möchten, und tippen Sie auf das Symbol oben rechts.

    Hinweis 

    Diese Symbole werden je nach den aktuellen Zugriffsberechtigungen der ausgewählten Teilnehmer möglicherweise unterschiedlich angezeigt.

So entfernen Sie einen Teilnehmer aus der Whiteboard-Sitzung

  1. Tippen Sie in der Whiteboard-Symbolleiste auf , um den Teilnehmer-Manager zu öffnen.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für den/die Teilnehmer, den/die Sie entfernen möchten, und tippen Sie auf das Symbol „Teilnehmer entfernen“.

Konzepte

  • Starten des kollaborativen Whiteboards
  • Whiteboard-Sitzung
  • Remote-Teilnehmer
  • Teilnehmer im Raum mit eigenen Geräten
  • Zusammenarbeit
  • Verwalten von Teilnehmern
  • Whiteboard
  • Moderation